Politique de confidentialité | Northwest Healthcare Properties

1. Introduction

Cette politique de confidentialité explique les pratiques de Northwest Healthcare Properties (désignée par “Northwest”, “nous”, ou “notre”) en matière de protection de la vie privée. Le présent code de protection de la vie privée est fondé sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Afin d’assurer la mise à jour du présent code de protection de la vie privée, nous nous réservons le droit de le modifier de temps à autre. Toute modification entrera en vigueur 30 jours après que Northwest vous en aura informé. Un avis de modification du Code de protection de la vie privée peut être distribué par l’entremise des déclarations de Northwest ou affiché sur le site Web de Northwest à l’adresse http://www.nwhreit.com.

2. Notre engagement en matière de protection de la vie privée

Nous apprécions la confiance que vous nous accordez et prenons toutes les mesures appropriées pour protéger vos renseignements personnels et conserver votre confiance. Northwest a établi cette politique de confidentialité pour s’assurer que vos renseignements personnels sont protégés et que toutes nos pratiques et procédures sont conformes à la législation pertinente en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.

3. L’obligation de rendre compte

La haute direction de Northwest est responsable en dernier ressort de la protection des renseignements personnels. La direction générale a délégué à une ou plusieurs personnes la gestion quotidienne des procédures relatives à la protection des données personnelles.

Le bureau de la protection de la vie privée de Northwest est responsable de la protection globale des renseignements personnels et de la conformité de Northwest au présent code de protection de la vie privée.

Le personnel des ressources humaines aura accès aux informations concernant les employés de Northwest.

Northwest est également responsable des informations personnelles qui ont été transférées à un tiers pour traitement.

Les coordonnées de notre bureau de la protection de la vie privée sont indiquées ci-dessous :

Privacy Officer
c/o General Counsel
Northwest Healthcare Properties
180 Dundas Street West Suite 1100
Toronto, ON M5G 1Z8
Tel : (416) 366-2000
Fax : (416) 366-8331
E-mail : privacyofficer@nwhreit.com

4. Identification des objectifs

Nous identifierons et documenterons clairement les raisons pour lesquelles nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles au moment de la collecte ou avant. Dans le cadre de nos activités commerciales, nous pouvons collecter et utiliser certaines informations personnelles strictement aux fins suivantes :

afin de répondre aux demandes d’informations que nous recevons par l’intermédiaire de nos sites web ou d’une autre manière
afin d’effectuer des évaluations de crédit concernant les preneurs, les locataires et les garants
afin de recouvrer les dettes d’un particulier envers le Nord-Ouest
obtenir le retour d’information du locataire ou du preneur à bail
fournir de plus amples informations sur nos opportunités de location de logements et de bureaux et sur nos activités

Les utilisations spécifiques des informations personnelles en rapport avec les objectifs susmentionnés seront limitées à ce qu’une personne raisonnable considérerait comme approprié dans les circonstances.

Si Northwest détermine d’autres fins pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être utilisés, elle demandera le consentement de la personne concernée avant de commencer à les utiliser. Northwest informera la personne concernée qu’elle a le droit de refuser la permission à Northwest d’utiliser les renseignements personnels à de nouvelles fins.

Northwest obtiendra le consentement avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels. En règle générale, la Northwest demandera le consentement à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels au moment où elle recueille les renseignements. Dans certaines circonstances, Northwest peut déterminer une nouvelle fin et demander le consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels après leur collecte.

Northwest expliquera aux individus, dans un langage simple, comment les informations personnelles seront utilisées ou divulguées avant qu’ils ne donnent leur consentement.

5. Obtention du consentement et retrait du consentement

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation d’informations personnelles peut être exprimé, implicite ou donné par l’intermédiaire d’un représentant autorisé de la personne. Les personnes peuvent exprimer leur consentement verbalement, par exemple lorsque les informations sont collectées par téléphone, par écrit, par exemple lorsqu’elles remplissent et signent un formulaire de demande, ou par voie électronique, par exemple lorsqu’elles déposent leur demande sur un ordinateur.

Les personnes peuvent donner leur consentement, par exemple, en utilisant un produit ou un service de Northwest. Dans un tel cas, Northwest peut présumer que la personne consent à l’utilisation des renseignements personnels aux fins de l’utilisation d’un produit ou d’un service de Northwest.

Dans certaines circonstances limitées, autorisées ou requises par la loi, nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu et sans le consentement de la personne concernée. Bien que la liste suivante ne soit pas exhaustive, ces circonstances incluent : (i) les informations personnelles accessibles au public telles que définies par la réglementation ; (ii) les circonstances dans lesquelles la collecte ou l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne et le consentement ne peut être obtenu en temps opportun ; (iii) pour enquêter sur une violation d’un accord ou une infraction à la loi ; (iv) pour agir en cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ; (v) pour le recouvrement de dettes ; ou (vi) pour se conformer à une citation à comparaître, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal.

Northwest informera les personnes des conséquences du refus ou du retrait de leur consentement lorsqu’elles chercheront à le faire. Le fait de refuser ou de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par Northwest pourrait signifier que Northwest ne peut pas fournir à la personne un produit, un service ou de l’information de valeur pour elle. Par exemple, si une personne ne permet pas à Northwest d’obtenir un rapport sur ses antécédents en matière de crédit, Northwest pourrait ne pas être en mesure de lui louer des locaux. Toutefois, Northwest ne refusera pas de façon déraisonnable de fournir des produits, des services ou des renseignements à des personnes qui refusent de donner leur consentement ou qui le retirent.

Nous ferons des efforts raisonnables pour obtenir votre consentement explicite à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous souhaitons utiliser des informations personnelles dans un but qui n’a pas été identifié au préalable, il se peut que nous devions vous demander votre consentement après la collecte de vos informations personnelles, mais avant leur utilisation dans ce but.

Nous ne vous demanderons pas, comme condition pour vous louer des locaux, de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation d’informations personnelles au-delà de ce qui est absolument nécessaire.

6. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Northwest ne recueillera que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins documentées par Northwest et identifiées à la personne.

Northwest recueillera les renseignements personnels d’une personne principalement auprès de cette personne. Sauf si la loi le permet, Northwest ne recueillera des renseignements personnels de sources externes que si les personnes ont consenti à une telle collecte.

Northwest n’utilise ni ne divulgue les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent expressément ou si la loi l’exige.

Northwest ne conservera les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces objectifs, sous réserve des exigences légales.

7. Précision

Nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour garantir que les informations personnelles dont nous disposons et qui sont utilisées en permanence, y compris les informations que nous divulguons à des tiers conformément à la présente politique de protection de la vie privée, sont aussi exactes, complètes et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles elles doivent être utilisées. Afin de nous aider à cet égard, nous vous invitons à nous fournir des mises à jour concernant ces informations et à nous informer de toute erreur affectant les informations personnelles que nous détenons.

8. Garanties

Nous protégerons les informations personnelles par des mesures de protection adaptées à leur degré de sensibilité. Nous utilisons des mesures de protection appropriées pour protéger les informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, quel que soit le format sous lequel les informations sont conservées. Nous sensibilisons nos employés et nos partenaires commerciaux à l’importance de préserver la confidentialité des informations personnelles, et nous ferons preuve d’une prudence appropriée lors de l’élimination ou de la destruction des informations personnelles afin d’empêcher des parties non autorisées d’y accéder.

Northwest peut divulguer des renseignements personnels à des entreprises telles que des agences d’évaluation du crédit, des assureurs de crédit et des prêteurs, avec le consentement de la personne concernée. Northwest se fie à la protection supplémentaire offerte par la législation sur les rapports de crédit pour s’assurer que les agences d’évaluation du crédit protègent les renseignements personnels qui leur sont divulgués.

Northwest fera preuve de prudence lors de l’élimination ou de la destruction des renseignements personnels afin d’empêcher tout accès non autorisé à ces renseignements.

9. Ouverture

Nous mettrons à disposition des informations spécifiques sur nos politiques, sauf s’il s’agit d’informations commerciales confidentielles.

Les informations relatives à ce Code de protection de la vie privée seront disponibles dans un format facile à comprendre. Les coordonnées du Bureau de la protection de la vie privée sont fournies dans le présent Code de protection de la vie privée, afin que les personnes sachent à qui adresser leurs plaintes et leurs questions concernant les politiques et les procédures de Northwest en matière de renseignements personnels.

Les informations que nous mettrons à disposition comprendront : (i) comment accéder à vos informations personnelles ; (ii) le type d’informations personnelles que nous détenons, y compris un compte rendu général de leur utilisation ; (iii) des informations générales concernant notre politique de confidentialité ; (iv) quelles informations personnelles sont mises à la disposition de tiers ; et (v) comment contacter notre responsable de la protection de la vie privée.

Des copies de la version actuelle de notre politique de protection de la vie privée sont disponibles en contactant notre bureau de protection de la vie privée à l’adresse suivante

Notre politique de confidentialité peut également être consultée sur notre site web à l’adresse suivante : http://www.nwhreit.com/Privacy-Policy.

10. L’accès

Sur demande écrite adressée à notre responsable de la protection de la vie privée, nous informerons une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles et nous lui donnerons accès à ces informations personnelles. Une personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations personnelles la concernant dont nous disposons et les faire modifier le cas échéant.

Nous répondrons à la demande écrite d’une personne dans un délai raisonnable (généralement dans les 30 jours) et nous aiderons toute personne qui nous informe qu’elle a besoin d’aide pour préparer sa demande. Nous pouvons demander à une personne de fournir des informations suffisantes pour nous permettre de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles. Bien que notre réponse soit généralement gratuite, nous nous réservons le droit d’imposer un coût raisonnable en fonction de la nature de la demande et de la quantité d’informations concernées. Dans ce cas, nous informerons la personne du coût approximatif de la réponse et nous procéderons au paiement de ce coût par la personne. Les informations demandées seront fournies ou mises à disposition sous une forme compréhensible. Dans la mesure du possible, nous indiquerons la source de l’information.

Si vous estimez que les informations personnelles que nous détenons sont inexactes ou incomplètes, vous êtes invité à en informer notre responsable de la protection de la vie privée et à lui demander de les modifier. Toute demande de ce type doit être formulée par écrit.

Nous nous efforcerons d’être aussi précis que possible lorsque nous fournirons une liste des tiers auxquels nous avons pu divulguer des informations personnelles concernant une personne. S’il n’est pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles nous avons effectivement divulgué des informations personnelles, nous fournirons une liste des organisations auxquelles nous avons pu divulguer des informations personnelles.

Si une personne réussit à démontrer que les informations personnelles la concernant dont nous disposons sont inexactes ou incomplètes, nous les modifierons en conséquence. Si une contestation n’est pas résolue à la satisfaction de la personne, nous enregistrerons la substance de la contestation non résolue. Le cas échéant, les informations modifiées ou l’existence de la contestation non résolue, selon le cas, seront transmises aux tiers ayant accès aux informations en question.

Dans certaines situations, nous pouvons refuser une demande ou ne pas être en mesure de donner accès à toutes les informations personnelles que nous détenons sur une personne. Les exceptions à l’obligation d’accès seront limitées et spécifiques, comme le permet ou l’exige la loi. Lorsque cela est autorisé, les raisons du refus d’accès seront communiquées à la personne concernée sur demande. Bien que la liste suivante ne soit pas exhaustive, les exceptions peuvent inclure : (i) les informations qui contiennent des références à d’autres personnes ou des informations commerciales confidentielles, lorsque ces informations ne peuvent pas être supprimées du dossier ; (ii) les informations collectées dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou dans le cadre d’une procédure formelle de règlement des différends ; et (iii) les informations qui sont soumises au secret professionnel de l’avocat.

11. Remise en question de la conformité

Si vous n’êtes pas entièrement satisfait de notre politique de protection de la vie privée et que vous souhaitez nous faire part de vos commentaires ou de vos préoccupations concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection de la vie privée. Nous examinerons minutieusement toutes les plaintes écrites adressées à notre responsable de la protection de la vie privée. Si nous estimons qu’une plainte écrite est justifiée, nous prendrons toutes les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de nos politiques et pratiques.

Si, pour quelque raison que ce soit, vous n’êtes pas satisfait des résultats de notre enquête et des réponses à votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat fédéral à la protection de la vie privée, 112 Kent Street, Ottawa, Ontario, K1A1H3
Téléphone : 1-800-282-1376

Bureaux provinciaux :

Ontario :

2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, M4W 1A8
Téléphone : 416-326-3333
Sans frais : 1-800-387-0073
Fax : 416-325-9195
Courriel : info@ipc.on.ca

Québec :

Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée,
575, rue Saint-Amable Bureau 1.10 Québec (Québec) G1R 2G4
Téléphone : 418-528-7741
Sans frais : 1-888-528-7741
Télécopieur : 418-529-3102
Courriel : Cai.Communications@cai.gouv.qc.ca

Alberta :

410, 9925 – 109 Street, Edmonton, Alberta, T5K 2J8
Téléphone : 780-422-6860
Sans frais : 1-888-878-4044
Fax : 780-422-5682
Courriel : generalinfo@oipc.ab.ca

Manitoba :

750 – 500 Portage Avenue, Winnipeg, Manitoba R3C 3X1
Téléphone : 204-982-9130
Sans frais : 1-800-665-0531
Télécopie : 204-942-7803